Zakładanie spółek

Prawo gospodarcze

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest w Polsce najpowszechniejszą formą prowadzenia działalności przez podmioty posiadające osobowość prawną.  Warto poznać dwa możliwe sposoby jej zakładania (w formie tradycyjnej oraz przez Internet) oraz przeanalizować wady i zalety każdego z nich.

Wprowadzenie dwóch metod zakładania spółki z o.o. nie oznacza, że powstają dwa rodzaje takich spółek. Odpowiednie przepisy Kodeksu spółek handlowych stosuje się zarówno do spółek założonych tradycyjnie, jak i tych tworzonych przez Internet. Odrębności (o których niżej) dotyczą jedynie etapu samej rejestracji, natomiast podstawy i zasady funkcjonowania (jak np. minimalny kapitał zakładowy wynoszący 5 000 zł) pozostają takie same.

Zasada jednego okienka

Od 31 marca 2009 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące rejestracji podmiotów

w Krajowym Rejestrze Sądowym, które wprowadziły zasadę jednego okienka,  która (niestety tylko teoretycznie) ułatwia i przyspiesza proces rejestracji. Zgodnie z art. 19b ustawy o Krajowym Rejestrze Sadowym, dokonując wpisu lub zmiany do wniosku do KRS załączyć należy wszystkie wnioski i zgłoszenia konieczne do pełnej rejestracji podmiotu we wszystkich urzędach. Chodzi o:

-wniosek o wpis lub zmianę wpisu REGON, na druku RG-1

-zgłoszenie płatnika składek lub jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych (druk ZUS-ZPA),

-zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne, wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego pod rygorem zwrotu wniosku, na druku NIP-2

Umowa spółki

Zanim jednak udamy się do KRS-u w celu złożenia wszystkich wniosków, musimy zawrzeć umowę spółki. W procedurze zakładania spółki z o.o. w trybie „jednego okienka” umowa spółki musi być zawarta w formie aktu notarialnego. Art. 157 § 1 k.s.h. wskazuje konieczne elementy takiej umowy. Brak któregokolwiek (z wyjątkiem określonego w pkt 6) lub jego sprzeczność z prawem powodują nieważność zawiązania spółki.

W myśl art. 157 § 1 k.s.h. umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna określać:

-firmę i siedzibę spółki

-przedmiot działalności spółki – zgodny z Polską Klasyfikacją Działalności określoną w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 24.12.2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD)

-wysokość kapitału zakładowego – nie mniej niż 5 000 zł

-czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział

-liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników -wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 złotych

-czas trwania spółki z o.o., jeżeli jest oznaczony.

Koszty związane z podpisaniem umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i rejestracją spółki w KRS zależą od wysokości kapitału zakładowego.

Taksa notarialna za sporządzenie umowy spółki z o.o. w formie aktu notarialnego przy kapitale zakładowym 5 000 zł  wyniesie 160 zł + 23% VAT, czyli 196,80 zł (stawki opłat notarialnych ustalone są w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej). Za wypis umowy spółki z o.o. trzeba zapłacić 6 zł + 23% VAT, czyli 7,38 zł za każdą stronę aktu notarialnego. Potrzebne są co najmniej 2 wypisy umowy – do KRS i dla urzędu skarbowego.

Notarialnie poświadczone podpisy członków zarządu kosztują 20 zł + 23% VAT (24,60 zł) od podpisu, wzory podpisów składane są w sądzie rejestrowym.

Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) wynosi 0,5% kapitału zakładowego pomniejszonego o koszt umowy  spółki z o.o. w formie aktu notarialnego, wpis do KRS i ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – wynik w zaokrągleniu do pełnej złotówki.

Przy  kapitale 5 000 zł PCC wyniesie:  0,5% x (5 000 zł – 196,80 zł – 500 zł – 100 zł), co po zaokrągleniu daje 21 zł.

Należności związane z wpisem spółki z o.o. do KRS to koszty opłaty od wniosku o wpis  (500 zł) oraz opłaty za ogłoszenie w MSiG (100 zł).

Zgłoszenie do sądu rejestrowego

Kolejnym krokiem jest rejestracja spółki w sądzie rejestrowym właściwym ze względu na siedzibę spółki. Dokonać tego musi zarząd nie później niż w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki z o.o.

Wniosek rejestrowy składa się na urzędowym formularzu KRS-W3, a wraz z nim formularze załączników: KRS-WE – dotyczący wspólników spółki, KRS-WM – z danymi o przedmiocie działalności spółki oraz KRS-WK – o osobach uprawnionych do reprezentowania podmiotu. Ponadto może zajść potrzeba złożenia także innych formularzy, na przykład przy utworzeniu oddziałów spółki (KRS-WA) czy powołaniu prokurentów (KRS-WL). Formularze podpisują wszyscy członkowie zarządu.

Do wniosku należy dołączyć umowę spółki z o.o., oświadczenie wszystkich członków zarządu spółki z o.o., że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego spółki zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione, jeżeli w umowie spółki nie powołano członków organów spółki, należy przedstawić dowód ustanowienia tych organów, z wyszczególnieniem składu osobowego, listę wspólników podpisaną przez wszystkich członków zarządu, złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu, dowód uiszczenia opłaty sądowej oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Dodatkowo, zgodnie z zasadą jednego okienka, do wniosku załącza się wszystkie wskazane wyżej formularze do Urzędu Skarbowego i GUS.

Przy pierwszej rejestracji spółki w KRS pod rygorem zwrotu wniosku należy dołączyć drugi egzemplarz umowy spółki, a także oryginał dokumentu potwierdzającego prawo do lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się siedziba.

Z „jednym okienkiem” dłużej

Sąd rejestrowy w terminie do 3 dni roboczych od dnia dokonania wpisu do KRS przesyła odpowiednie wnioski do urzędów, przy czym na rejestrację sąd ma 14 dni od daty złożenia wniosku. Urząd Skarbowy nadaje NIP i odsyła z powrotem do sądu, następnie sąd przesyła decyzję o nadaniu numeru NIP wraz z wypełnionymi formularzami do ZUS – zgłaszając tym samym płatnika składek.

W praktyce procedura ta powoduje znaczne spowolnienie w stosunku do tradycyjnego postępowania, w którym możliwe było jeszcze przed zarejestrowaniem spółki przedłożenie wniosku o nadanie numeru NIP czy REGON. Dzięki temu postępowanie w KRS i urzędzie przebiegało niejako symultanicznie. Obecnie na przekazanie wniosków do pozostałych urzędów przez KRS trzeba czekać do czasu, aż rejestrowany podmiot stanie się pełnoprawną spółką z ograniczoną odpowiedzialnością.

Pewnym rozwiązaniem umożliwiającym przyspieszenie całej procedury jest zdublowanie wniosków tj. złożenie formularzy rejestracyjnych RG-1, NIP-2 do sądu rejestrowego wraz z pozostałymi formularzami (jako spełnienie obowiązków wynikających z „jednego okienka”) oraz równoczesne złożenie identycznych formularzy: RG-1 do GUS oraz NIP-2 do właściwego urzędu skarbowego. Dzięki temu, spółka w organizacji jeszcze zanim zostanie wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego będzie już posiadała nr NIP i REGON. Należy jednak pamiętać o późniejszym obowiązku zaktualizowania danych w US i GUS, gdyż w uzyskanych decyzjach o nadaniu nr NIP i REGON będzie adnotacja, iż nadano je spółce w organizacji (a spółka przestanie taką być z chwilą wpisu do rejestru przedsiębiorców).

Aby uzyskać pełną zdolność do prowadzenia działalności gospodarczej nowo zarejestrowana spółka powinna otworzyć rachunek bankowy  (po uzyskaniu zaświadczenia o numerze REGON,  ponadto bankowi należy przedstawić akt zawiązania spółki z o.o. oraz aktualny odpis KRS. Numer rachunku musi zostać zaktualizowany w Urzędzie Skarbowym na druku NIP-2). Dodatkowo podatnicy VAT muszą złożyć wniosek o rejestrację jako podatnika VAT zanim zaczną dostarczać towary lub świadczyć usługi – co najmniej na 7 dni przed pierwszą transakcją VAT.  W tym celu konieczne jest złożenie w urzędzie skarbowym zgłoszenie rejestracyjne VAT-R. Ponadto należy uzupełnić informacje w Urzędzie Skarbowym dotyczące wyboru formy opodatkowania, wyboru biura rachunkowego lub rezygnacji ze zwolnienia w płaceniu podatku VAT na druku VAT-R.

Rejestracja przez Internet

Od 1 stycznia 2012 roku istnieje możliwość rejestracji spółki z o.o.  przez Internet. Sposób ten stanowi duże udogodnienie dla przedsiębiorców, pozwala  bowiem na rejestrację spółki w jeden dzień.

Procedura jest następująca: należy założyć konto w specjalnym systemie, udostępnionym przez Ministerstwo Sprawiedliwości (https://ems.ms.gov.pl/). Zobligowany jest do tego każdy ze wspólników, nie tylko osoba wypełniająca wniosek. Przy rejestracji podaje się imię, nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, rodzaj i numer dokumentu tożsamości.

W przypadku osoby prawnej należy dodatkowo przygotować nazwę, nr NIP, adres siedziby oraz nr REGON. Trzeba też podać swój adres e-mail oraz ustalić login i hasło. Po zalogowaniu do systemu można przystąpić do wypełniania wniosku o rejestrację.

W formularzu należy podać wymagane dane: adresowe, dotyczące sądu rejonowego, umowy spółki, listy wspólników czy wnoszonych udziałów. Ostatnim etapem jest podpisanie wniosku przez składającego oraz wspólników (w dowolnej formie podpisu elektronicznego) i uiszczenie opłaty w systemie eCard. Wniosek zostanie przesłany do właściwego sądu. Jeśli sąd nie wezwie wspólników do usunięcia braków, to spółka zostanie zarejestrowana w ciągu doby od daty wpływu wniosku. Od tego czasu wspólnicy mogą wnosić wkłady, a w terminie 7 dni należy dostarczyć do sądu wzory podpisów.

Przy zakładaniu spółki przez Internet, analogicznie do tradycyjnej formy zakładania spółki, minimalny wkład wynosi 5 tys. zł. Dopuszczalna jest tylko gotówka, a wkłady niepieniężne nie są uwzględniane. Wnoszenie wkładów niepieniężnych w postaci aportów, np. samochodów, nieruchomości czy papierów wartościowych możliwe jest dopiero później, przy podwyższaniu kapitału zakładowego.

Korzyścią tej formy rejestracji spółki jest więcej czasu na zebranie i wniesienie kapitału. Przy tradycyjnej formie trzeba to zrobić jeszcze przed złożeniem wniosku o założenie spółki. Natomiast w nowej formie wspólnicy mają 7 dni od wpisu do rejestru przedsiębiorców.

W przypadku elektronicznej rejestracji nie obowiązuje zasada jednego okienka, a zatem konieczne jest samodzielne dokonanie zgłoszeń w urzędzie skarbowym, zakładzie ubezpieczeń społecznych i urzędzie statystycznym.

Zaznaczyć należy, iż obecna wersja systemu nie jest w pełni obsługiwana przez przeglądarki Microsoft Internet Explorer. Aby rejestracja przebiegała bez problemów, trzeba wybrać inną przeglądarkę.

Ryzyko rejestracji przez Internet

Możliwa jest sytuacja, w której spółka zostanie zarejestrowana z wykorzystaniem danych nie należących do rejestrującego. Wymagany w tym trybie zwykły podpis elektroniczny składa się bowiem jedynie z imienia i nazwiska, które przesyłane są wraz z danymi identyfikacyjnymi danej sesji. Prowadzić to może do powstawania spółek, zarejestrowanych na niczego nieświadome podmioty.

Inne zagrożenie wynika z faktu, że e-rejestracja nie wyróżnia przejściowej formy  „spółka w organizacji”. Zarejestrowany podmiot, który jeszcze nie ma pokrytego kapitału zakładowego wygląda z zewnątrz na pełnoprawną spółkę. Ryzyko to po siedmiu dniach od rejestracji teoretycznie zanika (wtedy upływa termin wniesienia wkładów i złożenia oświadczeń zarządu). W rzeczywistości jednak możliwe jest  tworzenie fikcyjnych spółek, które mogą działać, aż do rozwiązania ich decyzją sądu, przez ten czas swobodnie zaciągając zobowiązania.

Autor: Wojciech Grondys – adwokat

( Artykuł został opublikowany na Money.pl )