Zasady reprezentacji fundacji rodzinnych.

Ogólne zasady reprezentacji fundacji rodzinnej.

Fundacja rodzinna jako szczególna forma zarządzania majątkiem rodzinnym, posiada własne reguły reprezentacji. Zasadą jest, że zarząd reprezentuje fundację i prowadzi jej sprawy. Prowadzenie spraw fundacji rodzinnej dotyczy stosunków wewnętrznych, natomiast reprezentacja to stosunki zewnętrzne, które mogą polegać na składaniu oświadczeń woli w imieniu fundacji rodzinnej podmiotom trzecim, zwieraniu umów z kontrahentami czy zaciąganiu zobowiązań (np. kredytowych). Prawidłowe ustalenie, kto i w jakim zakresie może reprezentować fundację, ma kluczowe znaczenie dla ważności podejmowanych przez nią czynności prawnych.

Ustawodawca przewidział odrębne mechanizmy reprezentacji w zależności od sytuacji – inne dla bieżącej działalności, inne dla sporów czy zawieraniu umów z członkiem zarządu. Ich znajomość i właściwe zastosowanie mają kluczowe znaczenie dla ważności czynności prawnych i ochrony interesów fundacji oraz beneficjentów.

Dokumentem, który określa zasady reprezentacji fundacji rodzinnej przez zarząd albo inne organy jest statut. Natomiast przy tworzeniu statutu i określaniu w nim sposobu reprezentacji konieczne jest uwzględnienie wymogów ustawowych w tym zakresie.

Zgodnie z Ustawą o fundacji rodzinnej w przypadku zarządu wieloosobowego fundację rodzinną reprezentuje dwóch członków zarządu działających łącznie. Zasadę tą można jednak zmodyfikować, przykładowo statut może wprowadzić zasadę reprezentacji samodzielnej sprawowanej przez każdego z członków zarządu lub zasadę reprezentacji samodzielnej przypisanej do kompetencji prezesa zarządu, z jednoczesnym zachowaniem reprezentacji łącznej dla pozostałych członków zarządu.

Statut może też wskazywać na określony zakres spraw, który będzie wymagał łącznego współdziałania członków zarządu fundacji rodzinnej, przykładowo w przypadku zbywania i nabywania nieruchomości.

 

Reprezentacja bierna.

Wyjątek stanowi reprezentacja bierna, która polega wyłącznie na przyjmowaniu przez zarząd określonych oświadczeń woli, składanych fundacji rodzinnej przez podmioty trzecie. Składanie takich oświadczeń (jak również doręczanie pism adresowanych do fundacji) może być skutecznie dokonywane wobec jednego członka zarządu, gdyż nie mają tu zastosowania zasady reprezentacji obowiązujące w danej fundacji rodzinnej. Zasady skuteczności reprezentacji biernej nie można zmodyfikować za pomocą statutu.

 

Umowy/spory pomiędzy fundacją rodzinną a członkiem zarządu.

Ustawodawca w sposób szczególny w art. 63 ustawy o fundacji rodzinnej uregulował kwestię reprezentacji fundacji rodzinnej, w sytuacji, gdy zawiera ona umowę lub prowadzi spór z członkiem zarządu. Pojęcie sporu w tym przypadku obejmuje wszystkie sytuacje wskazujące na określoną rozbieżność interesów fundacji rodzinnej i jej członka zarządu. Dotyczy to zarówno sporu sądowego jak i pozasądowego. W tych sytuacjach fundacja rodzinna jest reprezentowana przez radę nadzorczą. Oznacza to, że uprawnień tych nie będzie mógł realizować jeden członek tego organu (np. przewodniczący rady nadzorczej). W przypadku braku rady nadzorczej, fundację reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia beneficjentów. Jeśli natomiast członek zarządu byłby jedynym członkiem zgromadzenia beneficjentów, do zawarcia czynności prawnej między fundacją rodzinną a członkiem zarządu konieczne będzie zachowanie formy aktu notarialnego. Ponadto notariusz każdorazowo zawiadamia o takiej sytuacji sąd rejestrowy. Dlatego gdy członek zarządu jest jedynym członkiem zgromadzenia beneficjentów, warto powołać radę nadzorczą, w celu uniknięcia komplikacji związanych z koniecznością sporządzania aktu notarialnego. Statut fundacji nie może w tym względzie zawierać odmiennych od ustawowo wskazanych rozwiązań, przykładowo nie może przyznać tego typu kompetencji innym organom.

Do chwili uzyskania wpisu do rejestru fundacji rodzinnych, fundacja rodzinna działa jako fundacja w organizacji. W tym okresie może być ona reprezentowana przez fundatora lub pełnomocnika powołanego przez fundatora albo w przypadkach wskazanych w ustawie – przez zarząd. W sytuacjach szczególnych takich jak zawarcie umowy z członkiem zarządu lub sporu z nim analogicznie zastosujemy omówiony powyżej art. 63 Ustawy o fundacji rodzinnej. Dzięki temu rozwiązaniu beneficjenci i fundacja mają zapewniony jednakowy poziom ochrony zarówno przed jak i po uzyskaniu osobowości prawnej przez fundację.

Modyfikacje sposobu reprezentacji fundacji rodzinnej mogą również nastąpić w trakcie likwidacji za sprawą sądu rejestrowego.