Obowiązek posiadania skrzynki e-Doręczeń.

Przypominamy o  obowiązku posiadania skrzynki e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 r.

System e-Doręczeń to kolejny etap cyfryzacji administracji – tym razem obejmujący bezpośrednio przedsiębiorców. Od 1 kwietnia 2025 r. wszystkie podmioty niepubliczne wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego przed 1 stycznia 2025 r. zostały objęte nowym obowiązkiem – są zobowiązane do posiadania aktywnego adresu do doręczeń elektronicznych, wpisanego do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Choć rozwiązanie to było zapowiadane od miesięcy, wielu przedsiębiorców wciąż nie wdrożyło niezbędnych zmian, narażając się tym samym na potencjalne ryzyko utraty kontaktu z urzędami.

Czym są e-Doręczenia?

E-Doręczenia to cyfrowa alternatywa dla listów poleconych z potwierdzeniem odbioru. Umożliwiają przesyłanie, odbieranie oraz magazynowanie dokumentów, zwłaszcza tych kierowanych do i z urzędów.  System gwarantuje, że doręczony dokument zapewnia pełną identyfikację nadawcy i odbiorcy, a także ma taki sam skutek prawny, jak jego papierowy odpowiednik. Rozwiązanie to jest bezpłatne i znacznie ułatwia komunikację z urzędami. Korespondencję można odebrać bezpośrednio na specjalnej skrzynce elektronicznej. Powiadomienia wysyłane na tradycyjny adres e-mail poinformują o nowej wiadomości w skrzynce doręczeń, umożliwiając bieżące monitorowanie stanu korespondencji.

Podstawy prawne i zakres obowiązku

Obowiązek posiadania skrzynki do e-Doręczeń wynika z przepisów ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2320 z późn. zm.).

Zgodnie z harmonogramem wdrożenia:

• od 1 stycznia 2025 r. obowiązek ten objął m.in. adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych oraz notariuszy,
• od 1 kwietnia 2025 r. –obowiązek objął także wszystkie spółki zarejestrowane w KRS przed 2025 rokiem,
• 1 lipca 2025 r. każda aktualizacja danych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) będzie wymagała podania adresu do e-Doręczeń,
• od 1 października 2026 roku posiadanie skrzynki e-Doręczeń stanie się obowiązkowe dla wszystkich podmiotów zarejestrowanych w CEIDG.

Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń?

Skrzynke do doręczeń elektronicznych należy założyć i aktywować poprzez stronę www.gov.pl/e-doreczenia. Na stronie rządowej trzeba zalogować się, używając np. profilu zaufanego. Kolejnym krokiem jest złożenie wniosku przez wybranie opcji „Utworzenie adresu u publicznego dostawcy usługi”. Po uzupełnieniu wszystkich danych administratora i podpisaniu dokumentu należy poczekać na weryfikację przez Ministerstwo Cyfryzacji, co trwa zazwyczaj w ciagu okolo tygodnia. Następnie trzeba aktywować skrzynkę. Adres do e-Doręczeń zostanie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). 

Niewdrożenie obowiązku – czy grożą sankcje?

Na ten moment brak jest bezpośrednich sankcji za niezłożenie adresu do e-Doręczeń. Jeśli podmiot nie posiada aktywnej skrzynki e-Doręczeń, korespondencja urzędowa będzie dostarczana za pomocą publicznej usługi hybrydowej. W ramach tej usługi dokument elektroniczny jest przekształcany w formę papierową i dostarczany odbiorcy tradycyjną pocztą.

Praktyczne skutki dla przedsiębiorców

System e-Doręczeń to kolejny krok w kierunku cyfryzacji kontaktów między przedsiębiorcami a administracją. Wdrożenie e-Doręczeń to nie tylko techniczna zmiana, ale również konieczność przystosowania organizacyjnego. Przedsiębiorcy sporo na tym jednak zyskują, m.in.: sprawny dostępu do dokumentów urzędowych, oszczędność czasu i pieniędzy w obsłudze korespondencji, oraz lepsze zarządzanie terminami. Założenie skrzynki jest nie tylko spełnieniem obowiązku prawnego, ale także inwestycją w przyszłość firmy.